生成期的文件，处于制作接收处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位，因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统，按事由用文件夹对文件进行分类，按照一件事一个文件套的原则，每个人准备若干个文件套，按类别或内容将使用中的文件整理到文件套，可以用文件套的颜色对文件类别进行区分，将文件套收集到轻便杂志匣中；把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上，责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到“使用中文件柜”上，用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类。

由于可看到文件夹的标签，还易于检索，每个人都应该备有“使用中的轻便杂志匣”，并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里，将办公室用的文件柜的部分空间划分出来，作为“使用中的文件柜”，可使办公室每个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料，使用开放式文件架，检索管理都很方便，避免文件私有化，管理好这些文件资料对于我们的工作有很大的帮助，有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。

保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到期后立即废弃扔掉或销毁，而对于需永久保存的文件资料，可以仍旧使用原有的保管型文件夹纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，如果使用保存型文件夹将会更经济一些，如果把利用率低的'保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理，保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾。

所以单位会定期对文件进行销毁处理，珠海文件销毁行业现在发展速度是非常快，事业单位对于文件销毁工作的重视程度是非常高的，坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，每次珠海文件销毁工作结束后都要写工作总结，总结是事后对某一阶段的学习或工作情况作加以回顾检查并分析评价的书面材料，通过它可以正确认识以往学习和工作中的优缺点，珠海文件销毁工作通过不同总结能够让文件得到更好的处理，这样能够有效的保护企业的信息，维护企业的利益。