政府机构所形成的各种业务处理流程、行政规章、管理制度、项目、人员信息，以及工作日志、文件、会议纪要、工作计划、总结、报告等都是文件的一种，职员们日常积累的创新洞察力和通过互联网或信息源获得的创新性智能也是文件，为了方便管理这些文件信息，政府部门一般都有自己的文件管理系统，不管是纸质文件还是电子文件都是有严格的管理制度的，政府单位文件信息的特殊性决定着文件管理特殊性，这样才能保护好文件档案资料。

各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用，单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备，公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定，涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定，公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

文件档案资料调阅手续

1、凡属机要文件，应按阅读范围借阅。因工作急需需要其它人员借阅时，须经办公室主任批准。

2、调阅局党委记录，须经党委书记批准，调阅局党委文件须由办公室主任批准。

3、调阅局务会、局长办公 会会议记录须经办公室主任同意。

4、外单位借阅档案时，必须持单位介绍信，并经办公室主任同意，方可借阅。

文件材料的鉴定、销毁也是规定的：

1、局档案室应会同有关科室，定项对档案进行鉴定。鉴定档案必须坚持历史唯物主义的观点，对确无继续保存价值的案卷，应清理出来，以待销毁。

2、待销毁案卷应编造销毁清册，经局领导审批后，方可销毁。

3、各科室不立卷而需要销毁的文件，由各科室负责收集，一般文件可采用简便方法进行登记，经批准后由办公室销毁。机密文件逐件登记，由办公室统一销毁。